Für Unternehmer: Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

• geordnete und sichere Belegablage, 

• Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente, 

• Prozesse beim mobilen Scannen (Smartphone, Cloud). 

• Zielsetzung des ersetzenden Scannens (z. B. vollständige Ersetzung der Papierbelege durch digitale Abbilder) 

• Anwendungsbereich (welche Belegarten, welche Organisationseinheiten, ggf. mobiler Scan-Einsatz) 

• Einordnung in das Gesamt-Belegwesen (Posteingang, Belegablage, Buchführung) 

   

Darstellung der eingesetzten Hard- und Software 

• Beschreibung der Scanner, Multifunktionsgeräte, Smartphones (bei mobilem Scannen) und sonstiger Hardware 

• Beschreibung der verwendeten Softwarelösungen: 

• Scan-Software, 

• DMS-/Archivsystem, 

• Buchhaltungs-/ERP-System, 

• ggf. Cloud-Lösungen für mobilen Scan 

• Verweise auf Herstellerangaben, Systemdokumentationen und Testate der eingesetzten Systeme 

Anwender- und Prozessbeschreibung (Verfahrensschritte) Die Verfahrensdokumentation sollte die einzelnen Schritte des Digitalisierungsprozesses konkret darstellen, u. a.: 

• Posteingang und Vorsortierung 

• Annahme der eingehenden Dokumente (inkl. vom Mandanten übergebener Bescheide) 

• Vorsortierung nach: 

• digitalen Belegen (bereits elektronisch), 

• papierhaften zu scannenden Belegen 

• Kategorisierung der Papierbelege 

• Belege ohne Belegfunktion, die nach Digitalisierung vernichtet werden können 

• Belege mit Belegfunktion, bei denen das Original weiterhin aufzubewahren ist 

• Digitalisierung (Scanvorgang) 

• technische Parameter (Auflösung, Farbmodus, Dateiformat) 

• Festlegung, wer scannen darf (rollenbezogene Zuständigkeiten) 

• ggf. Beschreibung des mobilen Scannens (Smartphone-App, Upload in die Cloud) 

• Kontrollhandlungen 

• Vollständigkeitskontrolle (sind alle relevanten Seiten erfasst?) 

• Lesbarkeitskontrolle (Scanqualität) 

• Plausibilitätskontrolle (inhaltliche Prüfung im Rahmen der Belegbearbeitung) 

• Beschreibung des internen Kontrollsystems 

• Ablage und Archivierung 

• Struktur der digitalen Ablage (Ordnerstruktur, Indexierung, Verschlagwortung) 

• Zuordnung der digitalen Belege zu Buchungskreisen/Konten 

• Umgang mit eventuell verbleibenden Papierbelegen 

• Maßnahmen zur Sicherung der Ablage gegen Verlust, Änderung und Untergang 

• Weiterverarbeitung 

• Aufbereitung der Belege für die Buchung 

• ggf. Weitergabe bzw. Rücknahme der Belege bei externer Buchung oder externem Archivierungsdienstleister 

• Endgültige Archivierung 

• Festlegung der Archivfristen gemäß HGB/AO 

• technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen im Archivsystem 

• Vernichtung von Papierbelegen 

• Definition der Beleggruppen, bei denen ersetzendes Scannen angewendet wird 

• Zeitpunkt und Verfahren der Vernichtung 

• Dokumentation des Vernichtungsvorgangs 

• Hinweis auf gesetzliche Ausnahmen (insbesondere Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, bestimmte Zollunterlagen), die nicht ersetzend gescannt und anschließend vernichtet werden dürfen 

• Löschung digitaler Archivbestände 

• Verfahren zur Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist 

• Sicherstellung der dokumentierten Löschung 

Darstellung der Zuständigkeiten und des Kontrollsystems 

• klare Zuordnung: 

• wer scannt, wer kontrolliert, wer archiviert, wer vernichtet 

• Beschreibung des Kontrollsystems: 

• Art, Umfang und Turnus von Stichproben bei Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung 

• Dokumentation der durchgeführten Kontrollen 

Datenschutz und IT-Sicherheit 

• Beschreibung der getroffenen Datenschutzmaßnahmen: 

• Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte, 

• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen 

• Maßnahmen zur Sicherung gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Veränderung der Daten (Backup-Konzept, Verschlüsselung, physische Sicherheit) 

Technische Systemdokumentation 

• technische Beschreibung der Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse zwischen Scan-, DMS-, Buchhaltungs- und ggf. Cloud-Systemen 

• Angaben zur Protokollierung (Logfiles, Änderungsprotokolle) 

Betriebsdokumentation 

• Betriebs- und Störungsabläufe (z. B. Vorgehen bei Systemausfall, Notfallkonzept) 

• Beschreibung von Wartungs- und Pflegeprozessen der Systeme 

• Historisierung und Versionierung der Verfahrensdokumentation selbst (Änderungshistorie) 

• Bei mobilem Scannen (z. B. Smartphone, Cloud) sind die zusätzlichen Prozessschritte vom Fotografieren des Belegs bis zur Ablage im Archivsystem detailliert zu beschreiben.